Prozesse in Krankenhäusern agil organisieren
Die kontinuierlich steigende Vernetzung aller Teilnehmer des Gesundheitswesens stellt das klinische Projektmanagement vor neue Herausforderungen. Durch die standortübergreifende Vernetzung sowie den Einsatz der elektronischen Patientenakte (kurz ePA) sind Klinikmitarbeiter und die Mitarbeiter einer Klinikverwaltung oftmals überfordert.
Auch Projekte der Telemedizin verlangen für eine optimale Umsetzung Flexibilität und machen es notwendig, schnell auf sich ändernde Bedingungen und Voraussetzungen zu reagieren. Grundlage für die Schaffung flexibler Prozesse ist, dass fachlich Verantwortliche und die Umsetzungsteams zusammengeführt werden. Auf diese Weise wird eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde Bedingungen gewährleistet. Die regelmäßigen Feedbackschleifen dienen hierbei als wertvolles Korrektiv.
Eine agile Projektmanagementmethode ist SCRUM, die besonders häufig im Gesundheitswesen zum Einsatz kommt. Dieser agile Ansatz setzt auf schlanke Prozesse, schrittweise Entwicklungen und regelmäßige Feedbackschleifen. Im Gesundheitssektor können agile Prozesse in unterschiedlichsten Bereichen angewendet werden. Eine US-amerikanische Studie untersuchte an einem Lehrkrankenhaus, inwieweit agiles Projektmanagement unterstützen kann, die Reinigung und Hygiene eines Operationssaals zu beschleunigen.
Als Ergebnis zeigte sich, dass die Zeit für Reinigung und Desinfizierung eines Operationssaales tatsächlich von einer Stunde auf zwanzig Minuten verkürzt werden konnte – ohne die Qualität der Reinigung zu gefährden. So konnten die Wartezeiten auf eine OP für die Patienten verkürzt und gleichzeitig mehr Umsatz für die Dienstleister generiert werden.
Visionen statt Vorgaben: Agiles Projektmanagement im Krankenhaus
Ein SCRUM-Team setzt sich aus dem ProductOwner, der für die Vision und den Return on Investment zuständig ist, dem SCRUM-Master, dessen Aufgabengebiet die Produktivität ist und dem SCRUM-Umsetzungsteam zusammen. Der ProductOwner stammt zumeist aus dem Krankenhaus, für das das Projekt umgesetzt wird, und kennt sich mit der Thematik bestens aus. Er erarbeitet die Vision und die Festlegung der Funktionalitäten.
Das Team hingegen ist für die schrittweise Umsetzung der Funktionalitäten. Darauf basierend erarbeiten sie einen Weg zur Umsetzung. Regelmäßige und in kurzen Abständen – grundsätzlich handelt es sich um einen Zeitraum von 14 Tagen – stattfindende Feedbackschleifen helfen, die Fortschritte des Projekts und den Zielerreichungsgrad zu messen und bei Bedarf anzupassen. So wird sich langsam der Zielerreichung angenähert.
Es ist die Aufgabe des ScrumMasters im agilen Projektmanagement, Probleme und Hindernisse bei der Umsetzung aus dem Weg zu räumen und auf die Produktivität und die korrekte Lieferung der einzelnen Arbeitsschritte zu achten. Durch die regelmäßigen Feedbackrunden wird erreicht, dass sich sowohl das Produkt als auch das Team selbst kontinuierlich verbessern kann. Durch diese Herangehensweise lässt sich gewährleisten, dass die Ressourcen optimal verteilt und hocheffiziente Arbeitsabläufe etabliert werden.
Fehlentwicklungen lassen sich bereits frühzeitig entdecken und korrigieren. Er agiert als Organisator und delegiert die anstehenden Aufgaben an die Teammitglieder des SCRUM-Teams, die am besten dafür qualifiziert sind. So kann aus dem Team das volle Potential herausgeholt werden und das Ergebnis hat eine hohe Qualität.
Design Thinking – eine Alternative zu SCRUM
Das Design Thinking ist ein effizientes Rahmenwerk für Krankenhäuser. Dieser Ansatz unterstützt dabei, kreative Prozesse anzuregen und konkrete Lösungen auf bestehende Probleme zu finden – selbst wenn zu Beginn weder Vision noch Zielzustand vorhanden sind. Es handelt sich also um einen ganzheitlichen und nutzerorientierten Innovationsansatz. Studien konnten zeigen, dass der Einsatz von Design Thinking im Krankenhaus zu einer höheren Patientenzufriedenheit, effizienteren Prozessen und motivierterem Personal führt. Auch die Wirtschaftlichkeit der Klinik profitiert.
Das Hauptziel von Design Thinking ist es, die folgenden drei Bereiche unter einen Hut zu bringen – Machbarkeit, Nutzerbedürfnis und Wirtschaftlichkeit. Zur Umsetzung von Design Thinking Ansätzen werden alle Fachleute der Klinik versammelt, um sich Lösungsansätze auszudenken und in kleinen Schritten in die Realität umzusetzen. Neben IT-Projekte lässt sich diese agile Methode auch in anderem Kontext einsetzen. Selbst hochkomplexe Herausforderungen mit vagen Projektzielen lassen sich mit diesem Ansatz innerhalb kurzer Zeit in schnelle, effiziente Ergebnisse ummünzen.
Digitaler Vorsprung im Gesundheitswesen: Online-Marketing und Digitalisierung leicht gemacht.
