Virtuelle Meetings als Teil modernen Arbeitens

Virtuelle Teammeetings im modernen Arbeitsalltag

Virtuelle (Team) Meetings sind integraler Bestandteil des modernen Joballtags geworden. Doch durch den fehlenden direkten Kontakt zu den anderen Teilnehmern eines virtuellen Meetings kann es zu Missverständnissen kommen, da Stimmungen und Zwischentöne von anderen Teilnehmenden nicht richtig erfasst werden. Unsicherheiten in der Kommunikation sind die Folge. Einer Umfrage zufolge gaben 70 Prozent von 904 Personen, die häufig geschäftlich an virtuellen Videokonferenzen teilgenommen hatten und gaben als Hauptgrund dafür die eigeschränkte Wahrnehmung der Körpersprache des Gegenübers an.

Auf virtueller Ebene fällt es den einzelnen Mitarbeitern wesentlich leichter, mit Mitgliedern ihres Teams in Verbindung zu treten. Sie nutzen dafür unterschiedliche digitale Kommunikationswege wie Messenger-Dienste, Chatplattformen oder E-Mails. Für die Leiter von virtuellen Teammeetings bedeutet das kontinuierliche Abhalten von virtuellen Videokonferenzen, dass sie mehr auf die Teilnehmer eingehen müssen und sich nicht nur auf die Thematisierung von Aufgaben und Arbeitsprozessen zu fokussieren. Für Führungskräfte bedeutet dies, dass sie sich auch um das Befinden der Mitarbeiter erkundigen, nach Problemen zu fragen und wertschätzend zu agieren.

Drei gängige digitale Kommunikationstools im Überblick

Unternehmen, die das ortsunabhängige Arbeiten fördern, kennen die Problematik. Die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, die aus dem Homeoffice heraus arbeiten, kann durch solche Tools die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams deutlich vereinfachen. Drei beliebte virtuelle Kommunikationstools sollen hier näher vorgestellt werden:

Zoom

Zoom ist eine intuitiv zu bedienende, softwarebasierte „All-in-One-Lösung“ für Video- und Audiokonferenzen, aber auch für Live-Streamings, Echtzeitkommunikation und das Teilen von Inhalten. Zoom lässt sich einfach und schnell auf handelsüblichen IT-Endgeräten installieren und verwalten. Vor allem aufgrund der einfachen und kostengünstigen Implementierung nutzen mittlerweile mehr als 700.000 Organisation als virtuelles Kommunikationstool.

MS Teams von Microsoft

MS Teams ist eine Plattform für kollaboratives Arbeiten können Besprechungen entweder als Termine für Mitglieder eines „Kanals“ oder für frei gewählte Teilnehmer erstellt werden oder aber spontan aus einem Chat heraus. MS Teams bietet die Möglichkeit der Bildschirmteilung von Teilnehmern und bietet Lösungen für Meetings, Chats, Telefon und Webinare. Microsoft Teams unterstützt die hybride Zusammenarbeit und nahtlose Kommunikation.

Google Meet von Google

Google Meet ist eine Videokonferenzlösung und Bestandteil der Google-Suite. Der Funktionsumfang beschränkt sich bei dieser Lösung auf zwei Komponenten – Videokonferenz und die Erstellung von Bildschirmpräsentationen. Virtuelle Meetings können entweder aus Google Kalender heraus geplant werden oder indem man Nutzer aus einer Videokonferenz heraus entweder per Mail einlädt oder ihnen die Daten zu Einwahl per Browser oder Telefon zukommen lässt. Für IT-Systemadministratoren hält Google Meet eine Reihe von Statistiken bereit.

Welches Kommunikationstool zum Einsatz kommt, muss jedes Unternehmen an seinen eigenen Anforderungen festmachen. Die meisten Basisversionen sind kostenlos einsetzbar, enthalten aber nicht den gesamten Funktionsumfang. Daher ist es empfehlenswert, sich die Vollversion der ausgewählten Anwendung anzuschaffen. Die Kosten belaufen sich – je nach Tool – auf 5 bis 15 Euro monatlich. Mit allen drei vorgestellten Kommunikationstools muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden, damit dieser den Regularien des Artikels 28 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht.

Technische Voraussetzungen und Sicherheitsanforderungen

Eine wesentliche Voraussetzung für das Arbeiten aus dem Homeoffice heraus ist eine sichere technische Ausstattung, beispielsweise ein „Virtuelles Privates Netzwerk“ (VPN) – über das unternehmerische Daten verschlüsselt versendet und abgerufen werden können – und eine aktuelle Virensoftware sollte aufgespielt sein. Daher sollten Unternehmen seinen Mitarbeitern, die aus dem Homeoffice arbeiten, einen Unternehmensrechner für die Arbeit zu Hause zur Verfügung stellen.