Die Arbeitswelt ist im Wandel
Nicht erst seit Ausbruch der Corona-Pandemie hat sich auf dem Arbeitsmarkt ein klarer Trend abgezeichnet. Die Menschen möchten mehr Flexibilität bei der Arbeit, viele haben die Arbeit aus dem Homeoffice heraus zu schätzen gelernt und wollen nicht mehr darauf verzichten, sich die Arbeitszeiten selbst festzulegen. Aus dem Trend „Leben, um zu arbeiten“ ist „arbeiten, um zu leben“ geworden. Vielen Mitarbeitern ist eine ausgeglichene Work-Life-Balance und eine Verwirklichung der eigenen Ziele mittlerweile wichtiger als berufliches Prestige oder ein hoher Verdienst.
In Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels müssen Arbeitgeber vermehrt auf die Wünsche der potenziellen Arbeitnehmer eingehen, um sie an sich zu binden. Auch neue Bewerber sehen sich zunächst einmal das Angebot des Arbeitgebers an – beispielsweise, ob das Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht oder wie auf die Vereinbarkeit zwischen Beruf und Privatleben reagiert wird. Experten sind davon überzeugt, dass Arbeitgeber flexibler werden müssen, um eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen und Abwanderungen zur Konkurrenz zu vermeiden.
Schaffung der geeigneten technischen Infrastruktur
Viele Unternehmen setzen auf Software von Microsoft, für die Textverarbeitung genauso wie für die Erstellung von Grafiken und Tabellen oder Präsentationen. Für den Versand von E-Mails wird von den meisten Unternehmen MS Outlook eingesetzt. Damit Teambesprechungen stattfinden können, ohne dass sich alle Teilnehmer physikalisch vor Ort befinden, gibt es das vielseitige Messagingtool MS Teams. Hierbei handelt es sich um eine Kollaborationssoftware, über die digitale Chats abgehalten, sowie Videos und Dateien ausgetauscht werden können.
Microsoft Teams installiert in MS Outlook ein Add-In, sodass Teams-Besprechungen direkt aus Outlook heraus erstellen können. Bei der parallelen Nutzung von MS Outlook werden die Daten automatisch synchronisiert, sodass über beide Anwendungen Einträge vorgenommen werden können. Die Kalenderfunktion lässt sich nutzen, um Videomeetings zu planen und um entsprechende Einladungen an die Teilnehmer zu versenden. Die Anwendung von MS Teams ist jedoch nur sinnvoll und produktiv, wenn Handhabung und Zugriff unabhängig von Ort und Zeit erfolgt.
Technische Grundbedingung ist der Besitz eines Microsoft Office 365 Kontos im Abonnement. Um die über MS Teams durchgeführten Teamchats freizugeben und zu speichern, wird zusätzlich SharePoint online benötigt. Um sämtliche Funktionen nutzen zu können, müssen Anwendern SharePoint- und Exchange-Lizenzen zugewiesen werden. Nur so haben sie Zugriff auf die gesamte Funktionsbreite von Teams. Dazu gehören neben den Chats auch Newsfeeds und die Anbindung von Gruppen. Das Tool lässt sich für jedes Team individuell konfigurieren.
Digitale Zusammenarbeit in Echtzeit
Zu den produktivsten Funktionen der MS Online-Office-Dienste gehört die Option, Dateien und Dokumente mit Teammitgliedern oder Kunden zu teilen und eine gleichzeitige Bearbeitung zu ermöglichen. Durch das Bearbeiten einer Datei und der Speicherung in der Cloud haben nun alle Zugriff auf die aktuelle Version der Datei. Die Online-Office-Dienste von Microsoft sind als ein wirkungsvolles Instrument für ein digitales Büro einzuschätzen, denn auch die Festlegung von Terminen und Einträgen in den Kalender ist intuitiv steuerbar. Dank der Cloud-Lösungen von Microsoft können auch gemeinsame Präsentationen erstellt und bearbeitet sowie größere Datenmengen ausgetauscht und gespeichert werden. Wer mit sensiblen Daten arbeitet und Befürchtungen hat, dass diese bei Speicherung in der Cloud in die Hände von nicht autorisierten Lesern geraten könnten, sollte auf die MS Office-Version von 2019 zurückgreifen, die noch nicht alles automatisch in der Cloud speichert.
