Zuverlässigkeit • Kompetenz • Vertrauen

Aufgaben Backoffice im Gesundheitswesen

Ein Krankenhausinformationssystem ist das digitale Rückgrat einer Klinik. Es sorgt für einen reibungslosen Ablauf der ärztlichen Behandlung von Patienten.

Digitales Backoffice – die Basis für erfolgreiches Arbeiten

Ohne ein funktionierendes Backoffice, in dem die administrativen Fäden eines Klinikums, einer Arzt- oder Zahnarztpraxis sowie auch von Pflegeeinrichtungen zusammenlaufen, kann der Betrieb nicht aufrecht erhalten werden. Abteilungen, die zum Backoffice zu zählen sind, sind die Buchhaltung, das Sekretariat, die IT-Abteilung und die Personalabteilung.

Am Beispiel einer Arztpraxis werden die Aufgaben des Backoffices deutlich. Es übernimmt die Datenerfassung der täglichen Patientenbesuche, führt Quartalsabrechnungen durch, bearbeitet die ärztlichen Diagnosen und Überweisungen und dokumentiert diese.

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Ein Krankenhausinformationssystem erfolgreich installieren

Das Mittel der Wahl, um die Administration der Patienten- und Personaldaten einfach und effizient zu gestalten, ist die Installation eines Krankenhausinstallationssystems (kurz KIS). Hierbei handelt es sich um ein digitales Datenverwaltungssystem, das die Gesamtheit aller verwendeten Mittel zur Daten- und Informationsverwaltung innerhalb einer Klinik erfasst.

Das System schließt auch alle Formen der internen Datenweitergabe ein, wobei diese aus den unterschiedlichsten Netzwerken stammen können. Neben den medizinischen Daten erfasst das KIS auch administrative Daten wie beispielsweise Patientendaten, die Stammdaten von Patienten und Information über erbrachte medizinische Leistungen und Krankheitsdaten. Darüber hinaus sind im System aktuelle Daten zur Lagerhaltung und zu Materialien enthalten.

Es ist eine der Hauptaufgaben des KIS, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern der Klinik zu verbessern und den gesamten Ablauf innerhalb eines Krankenhauses zu organisieren und zu steuern. Da der klare Schwerpunkt auf dem administrativen Bereich liegt, ist es ein wesentliches Element für alle Abteilungen des Backoffices.

Der Schwerpunkt liegt in der Erhebung von Krankheitsdaten von Patienten wie eine Anamnese, die Dokumentation und Planung des ärztlichen und pflegerischen Handelns, wozu auch die Pflegeplanung und Pflegedokumentation sowie die ärztlichen Berichte und Arztbriefe. Auch die vom Arzt verordneten Untersuchungen und durchgeführten Behandlungen sowie die Verwaltung und Dokumentation der Untersuchungsergebnisse sind dort hinterlegt. Mehr und mehr wird der Zugriff auf das KIS auch für den Zugriff von mobilen Geräten bereitgestellt wird.

Datenschutzrichtlinien haben höchste Relevanz

Gesundheitsdaten werden als sensible personenbezogene Daten eingeschätzt und unterliegen daher einem besonderen Schutz. Spätestens seit Inkrafttreten der europaweit geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Jahr 2016 dürfen personenbezogene Daten vor allem im Gesundheitsbereich lediglich mit ausdrücklicher Einwilligung des Patienten verarbeitet werden. Verstößt ein Krankenhaus gegen diese Datenschutzregeln, drohen strenge Strafen.

Wird ein digitales Krankenhausinformationssystem eingesetzt, müssen die digitalen Patientendaten DSGVO-konform geschützt werden. Dies beginnt bereits damit, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf die Daten erhält. So darf die Verarbeitung der Gesundheitsdaten von Patienten nur in den Fällen erfolgen, wenn die Ausnahmen von Artikel 9, Absatz 2 bis 4 DSGVO Anwendung finden. Auch die Rechtsgrundlage gemäß Artikel 6 DSGVO muss gegeben sein.