Digitales Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen
Im modernen Gesundheitswesen geht es darum, die Prozesse und Arbeitsabläufe bei der Behandlung kontinuierlich zu optimieren. Ziel ist es, die engen Zeitfenster besser zu nutzen, wobei die richtige Patientenversorgung im Mittelpunkt steht. Gesundheitsdienstleister unterliegen immer strengeren Gesetzen und Vorschriften und müssen mit vollgepackten Zeitplänen umgehen.
Ein medizinisches Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) sorgt dafür, dass der Zugriff auf alle relevanten Gesundheitsdaten der Patienten zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung steht, wobei die Sicherheit der Daten und Benutzerfreundlichkeit des Zugriffs gewährleistet werden muss. In Zeiten der Digitalisierung unterstützt ein solches intelligentes DMS, alle Arbeitsabläufe ganzheitlich und effizient zu optimieren. Der DMS-Einsatz erreicht eine Erhöhung der Datenqualität, eine Beschleunigung der Behandlungsprozesse und Erzielung von Kosteneinsparungen.
Die Grundlage eines intelligenten DMS ist eine Software, die alle medizinischen Dokumente durch sämtliche Phasen des Dokumentenlebenszyklus führt. Dieser Lebenszyklus lässt in folgende Phasen unterteilen – die Erstellung, Nutzung, Speicherung und elektronischen Ablage der Dokumente sowie die Ausgabe, Löschung und Archivierung. Grundlage ist die elektronische Archivierung aller Patientendaten und die Einrichtung digitaler Patientendossiers, in denen alle medizinisch relevanten Informationen und Daten zusammengeführt werden.
So lassen sich sämtliche Daten zentral verwalten und werden – zumeist über Schnittstellen – für unterschiedliche Systeme verfügbar gemacht. Bei der Speicherung und Ablage gilt, die Dokumente in logisch aufgebauten Ordnerstrukturen chronologisch abzulegen. Dies erleichtert bei der Weiterverarbeitung das Suchen und Finden aller digital abgelegten Dokumente.
Prozessablauf des Dokumentenmanagements
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Softwarelösung, mit deren Hilfe alle relevanten Daten zentral verwaltet werden können. So werden alle elektronischen Dokumente automatisch vom DMS erfasst. Dokumente, die in Papierform vorliegen, beispielsweise Arztbriefe oder Laborergebnisse, werden zunächst eingescannt und gelangen so ins System. Jedes Dokument wird nun auf einem zentralen Server abgelegt.
Zur besseren Wiederauffindbarkeit von Dokumenten werden mit eigenen Metadaten in der Datenbank hinterlegt. Relevant für die Abspeicherung sind beispielsweise das Erstellungsdatum, die Art des Dokumentes oder spezifische Schlagworte. Über verschiedene Schnittstellen können alle am Behandlungsprozess Beteiligten auf die Patientendossiers zugreifen. Zur gleichen Zeit erfolgt eine revisionssichere elektronische Archivierung.
Es existieren zudem digitale Cloudlösungen als DMS, bei dem der Prozessablauf des Dokumentenmanagements genauso verläuft wie bei On-Premises-Lösungen. Dieser Ansatz bietet viele Vorteile für die medizinischen Dienstleister. Solche Cloudlösungen kosten insgesamt weniger, es ist für die Dienstleister nicht notwendig, in den Aufbau einer eigenen Infrastruktur zu investieren. Auch regelmäßige Wartungen, Updates und Installationen werden überflüssig.
Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem benötigt lediglich einen geringen Wartungsaufwand. Ein großer Vorteil ist, dass Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig von überall aus auf alle abgelegten Dokumente und Informationen zugreifen können. Darüber hinaus kann ein DMS in der Cloud durch die Skalierung und Anpassungsfähigkeit an die Bedürfnisse der einzelnen Dienstleister, die für mehr Effizienz sorgen sowie die Produktivität und Flexibilität im Betrieb steigern.
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Datenschutz beim digitalen Dokumentenmanagement
Gerade im Gesundheitswesen unterliegen die Verwaltung und Verarbeitung von personenbezogenen Gesundheitsdaten von Patienten einer besonderen Schutzpflicht. Nach der Verschärfung des europaweiten Datenschutzes im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als sensibel eingestuft und sind damit als besonders schützenswert. Auch bei den Compliance-Anforderungen kann ein DMS gut unterstützen. Werden die Datenschutzregelungen von sensiblen Gesundheitsdaten gemäß der DSGVO nicht eingehalten, führt dies zu empfindlichen Strafen.
Ein DMS bietet eine wesentliche Unterstützung bei der Einhaltung des Datenschutzes. So wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dadurch abgesichert, dass alle Informationen mit der in der DSGVO geforderten Einwilligung des Patienten verlinkt sind. Die Zweckbindung wiederum wird durch die Verlinkung mit dem Geschäftsvorfall abgesichert. Die DSGVO-Vorgabe des Auskunftsrechts und dem Recht auf Vergessenwerden können die Daten systemweit extrahiert und gelöscht werden. Ist der Verarbeitungsvorgang der Daten abgeschlossen, erfolgt entweder eine Anonymisierung oder Löschung. Die geforderte Integrität und Vertraulichkeit der Daten werden über Zugriffsebenen, Zugriffsbeschränkungen und dem Schutz vor Weitergabe verwaltet.
